Podstawowe dokumenty
1. Faktura VAT lub rachunek
Najważniejszy dokument potwierdzający istnienie należności. Musi zawierać: numer i datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot transakcji, kwotę do zapłaty, termin płatności oraz podpis i pieczęć.
2. Umowa lub zamówienie
Dokument określający warunki współpracy: zakres świadczonych usług/dostarczanych towarów, uzgodnione ceny, terminy realizacji i płatności, warunki reklamacji oraz klauzule dotyczące windykacji.
3. Potwierdzenie dostawy/wykonania usługi
Dowód, że zobowiązanie zostało wykonane: protokół odbioru, podpisany list przewozowy (WZ), potwierdzenie e-mail, zdjęcia dokumentujące wykonanie lub protokół wykonania usługi.
Dokumenty windykacyjne
4. Wezwanie do zapłaty
Formalne żądanie uregulowania należności zawierające: dane wierzyciela i dłużnika, podstawę prawną roszczenia, szczegółowe wyliczenie należności, odsetki za zwłokę, termin do zapłaty (zazwyczaj 7-14 dni) oraz konsekwencje braku płatności.
5. Korespondencja z dłużnikiem
Wszystkie formy komunikacji: e-maile, listy polecone (z potwierdzeniem odbioru), SMS-y i wiadomości, notatki z rozmów telefonicznych oraz protokoły ze spotkań.
Dokumenty do postępowania sądowego
6. Pozew lub wniosek o wydanie nakazu zapłaty
Dokument inicjujący postępowanie sądowe zawierający: oznaczenie sądu, dane stron, żądanie pozwu, uzasadnienie faktyczne i prawne, dowody oraz podpis i datę.
💡 Wskazówka
Prawidłowo przygotowana dokumentacja to podstawa skutecznej windykacji. Dbaj o kompletność dokumentów od samego początku współpracy z kontrahentem – to zaoszczędzi Ci czasu i pieniędzy w razie problemów z płatnościami.
Podsumowanie
Kompletna dokumentacja to fundament skutecznej windykacji. Upewnij się, że posiadasz wszystkie niezbędne dokumenty przed rozpoczęciem procesu. Zachowuj oryginały, operuj na kopiach i przechowuj wszystko w uporządkowany sposób.